U bent hier: 

Q&A programma Start schooljaar 2018 – 2019

Q&A programma Start schooljaar 2018 – 2019

Waardoor konden leerlingen bij de schoolstart 2017 – 2018 niet inloggen?

Inlogproblemen hadden verschillende oorzaken. Enkele voorbeelden: gewijzigde browserinstellingen, onvoorziene wijziging van school- of leerlingdentiteit, informatie die niet correct van systeem tot systeem wordt door gegeven. Op elkaar ingrijpende wijzigingen bij individuele leveranciers en bij individuele scholen.

Welke lessen zijn er getrokken uit de schoolstart van 2017 – 2018.

In opdracht van Edu-K heeft KPMG de schoolstart 2017 – 2018 zorgvuldig onderzocht en geanalyseerd. In de educatieve contentketen werken schoolsystemen nauw samen met de systemen van verschillende leveranciers. Als belangrijkste verbeterpunten noemt KPMG:

  • Zorg voor strakke regie. (Dat is nodig bij samenwerking met zo veel publieke en private partijen.)
  • Inventariseer en analyseer op voorhand alle wijzigingen en bepaal hun impact.
  • Zorg voor goede support die kan opschalen, als dat nodig is.
  • Zorg voor rol- en ketenduidelijkheid en een duidelijke planning. 

Hoe ziet de educatieve contentketen eruit?

In de educatieve contentketen werken systemen van de school geautomatiseerd samen met de systemen van verschillende leveranciers.

Wat is er gedaan om dit jaar problemen met de schoolstart 2018 – 2019 te voorkomen?

Edu-K heeft na zorgvuldige evaluatie ketenregisseur, Harold Rimmelzwaan, aangesteld om programma Start schooljaar VO/MBO voor 2018 te gaan leiden met als doel: een vlekkeloze schoolstart 2018 – 2019 te realiseren. In dit programma werken: leveranciers, sectorraden en scholen in VO en MBO samen aan de verbeterpunten uit de evaluatie.

Wat is en doet programma Start schooljaar?

Programma Start schooljaar is een initiatief van Edu-K. Het doel van programma Start Schooljaar is: een vlekkeloze start van het schooljaar realiseren in VO en MBO. De organisatie van het programma is als volgt:

Wat is het concrete doel voor Programma Start schooljaar?

Concreet werken we erop dat 98,5% van de leerlingen in het VO en in het MBO direct probleemloos kan werken met digitaal lesmateriaal.

Als 1,5 % van de leerlingen problemen ervaart, over hoeveel leerlingen hebben we het dan?

Met 492.700 studenten in het MBO, bijna 60 instellingen en een kleine miljoen leerlingen in het VO en bijna 600 scholen is 1,5% nog altijd ruim 22.000 leerlingen die hun lesmateriaal niet kunnen bereiken. Elke leerling telt en elke leerling die niet direct toegang heeft tot zijn lesmateriaal is er één te veel. De piek die de start van het schooljaar met zich meebrengt is met zoveel verschillende doelgroepen en gebruikers wel een fikse uitdaging. Honderd procent vlekkeloos is uiteraard wel het streven, maar dat is niet realistisch. Er zullen altijd individuele vergissingen en incidenten zijn. Wat we kunnen doen is de risico’s zo goed mogelijk in kaart brengen en wegnemen, met als resultaat dat er alleen sprake is van incidenten en beperkt aantal individuele probleemgevallen. Daar kun je dan optimaal op voorbereid zijn.

Wie doet wat binnen Programma Start schooljaar?

Het programma team coördineert de onderlinge afstemming en samenwerking tussen betrokken ketenpartijen, zowel publiek als privaat. Het programmateam bestaat uit een ketenregisseur en een aantal projectmanagers aangevuld met eindverantwoordelijke managers van de verschillende ketenpartners en vertegenwoordigers uit het scholenveld.

Wie zijn betrokken bij het verbeterproces?

Bij het verbeterproces zijn betrokken:

  • Van publieke zijde: de sectorraden voor VO en MBO, saMBO ICT, de centrale voorziening Entree Federatie de klankbordgroep scholen (35 VO-scholen) en in het MBO de ECK-gebruikersgroep (20 MBO-instellingen).
  • Van private zijde zijn ruim vijfentwintig leveranciers betrokken: distributeurs, uitgeverijen en leveranciers van leerling administratiesystemen en elektronische leeromgevingen (ELO’s).

Contact: waar kan ik terecht met vragen over programma Start Schooljaar?

Vragen over programma Start schooljaar? Neem contact op met Harold Rimmelzwaan, ketenregisseur, via startschooljaar@edu-k.nl

Is er in 2018 wel zicht op alle wijzigingen in de educatieve contentketen?

Ja  alle wijzigingen die de educatieve contentketen raken zijn ruim voor de zomer sluitend geïnventariseerd, bij leveranciers én bij scholen. Elke (mogelijk) risicovolle situatie is in nauwe samenwerking tussen: school, leverancier en programma omgebogen naar een aanvaardbare oplossing. Half augustus waren alle geïnventariseerde risico’s onder controle. Communicatie vanuit de VO-raad heeft eraan bijgedragen dat schoolbesturen en schoolleiders heel bewust met wijzigingen en risico’s zijn omgegaan.

Een voorbeeld van een risicovolle situatie: een school vervangt in de zomervakantie het systeem dat de identiteiten toekent aan leerlingen, waardoor andere iD’s ontstaan. Gevolg kan dan zijn: leerlingen bestellen lesmateriaal met de oude identiteit (vóór de zomer). Na de zomer loggen leerlingen in met de nieuwe identiteit. De systemen bij de distributeur herkennen de leerling niet meer. Dergelijke IdP-verhuizingen zijn nauw gemonitord.

Zijn alle wijzigingen getest?

Ja, alle wijzigingen zijn afgerond voor 1 mei 2018. De situatie is toen bevroren omwille van zorgvuldig testen. Er zijn verschillende tests gedaan:

  • Leveranciers hebben de wijzigingen binnen hun eigen omgeving getest.
  • Leveranciers en scholen hebben gezamenlijk ketentesten uitgevoerd.
  • Leveranciers en scholen hebben gezamenlijk verschillende productie validatietesten uitgevoerd. Dat wil zeggen: leerlingen hebben in gecontroleerde omstandigheden live uitgeprobeerd of zij daadwerkelijk konden inloggen op hun nieuwe methodes.

Hoe is Support geregeld en waar zijn storingsmeldingen te zien?

De supportmedewerkers bij individuele leveranciers werken nauw samen. Is een incident niet direct oplosbaar of vereist het (ook) inspanning van een of meer andere partijen, dan komt het incident in de Centrale Meldingen Registratie (CMR). Oplossingen voor incidenten in CMR worden vanuit het ketenregie team bewaakt en in dagelijkse plenaire stand ups besproken. Zo nodig worden meldingen voorgelegd aan technische specialisten bij de diverse partijen. Speelt een zelfde incident bij meerdere scholen of leveranciers, dan wordt dit gemeld voor VO op:

https://www.directetoegang.nl/ondersteuningstart/onderhoud_en_storingen/ en voor MBO op: https://www.startschooljaarmbo.nl/support/

Is er een noodvoorziening als het toch weer mis gaat?

Ja, het programma heeft verschillende noodvoorzieningen achter de hand, als er ondanks alle voorbereiding toch ernstige verstoringen in de keten zouden optreden. We spreken van een “ernstige verstoring” als meerdere scholen en/of leveranciers worden getroffen én als de oplossing niet realiseerbaar is binnen vijf werkdagen.

Hoe is er gezorgd voor meer rol- en ketenduidelijkheid?

In VO en in MBO bestonden al afspraken over de ketensamenwerking. Deze ketenafspraken rond digitale leermiddelen VO en de ketenafspraken rond digitale leermiddelen MBO zijn geactualiseerd en aangescherpt. Ieders rol in het keten is daarmee duidelijk omschreven. Ook de rol en de verantwoordelijkheid van scholen is nadrukkelijk benoemd.

Hoe weten scholen wanneer ze wat moeten voorbereiden?

In het VO heeft elke school een coördinator Directe Toegang. Deze coördinatoren zijn het eerste aanspreekpunt voor leveranciers en collega-docenten. De distributeurs betrekken de coördinatoren bij de voorbereidingen voor de schoolstart. De voorbereidingen zijn in een centrale kalender gecommuniceerd in het Startbericht. Distributeurs bewaken dat scholen hun acties nemen en rappelleren telefonisch.
Het MBO hanteert een vergelijkbare werkwijze. De afstemming over de voortgang van de voorbereiding is hier maatwerk tussen distributeur en schoolinstelling tegen de achtergrond van een centrale checklist.

Ik ben een ouder/verzorger en het lesmateriaal voor mijn kind(eren) is niet toegankelijk. Wat moet ik doen?

In het voortgezet onderwijs melden leerlingen inlogproblemen bij hun docent. Docenten informeren de coördinator Directe Toegang per school. De coördinator Directe Toegang onderhoudt contact met leveranciers over inlogproblemen en oplossingen.
Als ouder kunt u zelf checken: zijn de leermiddelen daadwerkelijk besteld? Als ouder of verzorger kunt u inlogproblemen zelf melden bij de distributeur waar het materiaal is besteld.
In het MBO meldt u zich als ouder eveneens bij de distributeur waar het materiaal is besteld: Lisette Wertergroep, MBO webshop, Studers, Studystore